Las 3 herramientas de la app WhatsApp Business
1. Mensaje de bienvenida
Se envía automáticamente cuando un cliente te escribe por primera vez o cuando vuelve a escribir después de 14 días sin mensajes. Úsalo para saludar, decir qué haces y qué información necesitas para atenderlo rápido.
2. Mensaje de ausencia
Se envía cuando no puedes responder. Puedes programarlo para que salga siempre, en un horario personalizado o fuera de tu horario de atención (el que configuras en el perfil de la empresa).
3. Respuestas rápidas
Son textos guardados con un atajo. Al escribir "/" en un chat aparecen tus respuestas y eliges una. Sirven para precios, dirección, medios de pago o instrucciones que repites todo el día.
Cómo configurarlos paso a paso
- Abre WhatsApp Business. En Android toca los tres puntos (⋮) > Herramientas para la empresa; en iPhone ve a Configuración > Herramientas para la empresa.
- Entra a Mensaje de bienvenida, actívalo, escribe tu texto y guarda.
- Entra a Mensaje de ausencia, actívalo, elige el horario (siempre, personalizado o fuera del horario comercial) y guarda.
- Entra a Respuestas rápidas, toca +, escribe el mensaje y su atajo, y guarda.
- Revisa también tu perfil de empresa: horario, dirección, catálogo y enlaces. Mucha gente lo mira antes de escribir.
Cuándo los mensajes automáticos ya no alcanzan
- Los clientes hacen preguntas distintas y el mensaje fijo no las responde.
- Pierdes clientes porque nadie contesta a tiempo en las horas pico (le pasaba a un mariachi de Bogotá los sábados mientras tocaba).
- Necesitas agendar, tomar pedidos o cotizar dentro del chat.
- Varias personas deben atender el mismo número.
- Quieres que las conversaciones queden registradas en un CRM y medir resultados.
En esos casos el siguiente paso es un chatbot o agente de IA para WhatsApp sobre la API de WhatsApp Business. Ten en cuenta que, si conectas tu número a la API, algunas herramientas de la app (como estos mensajes automáticos) dejan de funcionar desde la API: la automatización pasa a hacerla el chatbot.
Buenas prácticas
- Escribe como habla tu negocio, en frases cortas.
- Di siempre cuándo vas a responder: genera confianza.
- Pide de una vez los datos que necesitas (servicio, fecha, ciudad).
- No prometas lo que no puedes cumplir, como "respondemos en 5 minutos" si no es así.
- Para enviar promociones, pide antes el permiso del cliente (Ley 1581 de 2012).